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淺談5W2H工作分析法
發布日期:2015/6/16 11:27:27   作者:稽核組-劉琴英
  任何一項任務的執行,都有幾個要至素,有人歸納為5W2H,旨在幫助人們解決執行中出現的各種問題。具體來說,5W2H是指做什么(What)、為什么做(why)、何時做(when)、誰做(who),在哪做(where)、怎樣做(how)、投入多少成本(how much).這種概括方式全面、簡潔、使用起來方便、實用,易于人個查找補漏和發現執行中存在的問題,使執行更有效。

小貼士:執行計劃7項標準要素——5W2H

What:目的是什么?做什么工作?執行計劃的總體目標和分解目標是什么?——旨在明確工作任務的內容。

Why:為什么要達到該目標?為什么要這么做?理由何在?原因是什么?造成這樣的結果是因為什么?有沒有更好的辦法?——旨在明確任務目的。

When:計劃執行的時間限制是什么?什么時機最適宜?——旨在制定工作計劃表。

Who:由誰來執行計劃?由誰來承擔?誰來完成?誰來負責?有沒有更好的人?需要誰參與?誰有這個能力?誰被忽略了?誰會受益?——旨在明確工作參與者和職責。

Where:計劃的執行地點在哪里?從哪里入手?——旨在找出工作位置和起止點。

How:如何才能達成目標?該使用什么方法來執行任務?——旨在明確工作程序和方法。

How much:計劃的資金預算是多少?做到什么程度?數量如何?質量水平如何?投入產出如何?——旨在衡量投入產出的效益比值。

  在接受上級指示時,員工應仔細聆聽任務的各個要素;在接受任務之后,必須馬上思考任務的5W2H,反省還有哪一項沒搞明白的,不懂的話要趕快搞明確,可以去請教上級或同事,也可以自己思考獨自解決;但不管怎樣,只有把工作的思路理清楚了,才級杜絕盲目執行任務。

  秦風接到上級安排的一個任務,他都在要在一周時間內去采訪身在北京的SOHO董事長潘石屹,了解最新的房地產市場行情。秦風接到任務后,便利用5W2H分析法對工作任務進行分析。What:工作任務是進行采訪,采訪內容是了解房地產行情;why:向市場傳遞權威觀點;who:執行工作任務的是自己;when:一周時間;where:北京;how:約定采訪時間,列出采訪大鋼,攜帶錄音筆;how much:各種相關費用。

  從5W2H工作分析中員工看到完成任務的大致步驟,要做什么,該怎么做,從哪些方面做,這樣一個清晰的流程輪廓呈現在眼前,就可以幫員工不斷去尋找答案,而尋找答案的過程,就是執行的過程。

  5W2H分析法可以應用于對任何問題或工作任務的分析。從事物存在的根本方面和制約條件入手,往往能找到問題存在的關鍵。使用列舉分析法,可以幫助員工容易地找到任務執行中存在的漏洞,使問題迎刃而解。

  比如秦風對任務的分析中,有列也采訪大綱這一項,一樣可以用5W2H分析法來分析。What:對房地產行情出現的熱點問題列出問題大綱;why:為采訪做好準備;who:我;when:晚上18:00-20:00;where:在家完成;how:閱讀媒體評論、咨詢業內朋友;how much:列出20個問題。

  5W2H分析法并非是一次使用,而是一個不斷循環的分析現狀、預測未來的工具,找到每一個環節上問題的限制性困素,也就找到了解決問題的思路。同樣,它也可以用作對執行結果的檢測和評估,幫助員工下一次做得更好。

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